Aschinger Steuerberater München

Steuerberater Sebastian Aschinger

Kanzlei-News

Vorsicht – Ausnahmeregelungen bei nicht aufrüstbaren Registrierkassen läuft aus!

Grundsatz Einzelaufzeichnungspflicht

Beim Einsatz von elektronischen Kassen (hierunter fallen auch Waagen mit Registrierkassenfunktion) sind grundsätzlich alle Einnahmen und Ausgaben einzeln aufzuzeichnen. Eine Verdichtung dieser Daten oder allein die Speicherung der Rechnungsendsummen sind unzulässig. Dies gilt nicht nur für Buchführungspflichtige, sondern auch für Steuerpflichtige, die ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz ermitteln (sog. Einnahmen-Überschuss-Rechner).

 

Alle Einzeldaten, die durch die Nutzung der Kasse entstehen, müssen während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren

  • jederzeit verfügbar,
  • unverzüglich lesbar und
  • maschinell auswertbar

aufbewahrt werden.

Neben den vorgenannten Journaldaten sind u. a. auch die Auswertungs-, Programmier-, Stammdatenänderungsdaten sowie Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen aufzubewahren.Können mit der elektronischen Registrierkasse nicht alle Kasseneinzeldaten für 10 Jahre im Gerät gespeichert werden, ist die Kasse umgehend mit Speichererweiterungen auszustatten. Sollte dies technisch nicht möglich sein, sind die Daten auf einem externen Datenträger zu speichern. Dem Unternehmen obliegt der Nachweis, dass alle steuerlich relevanten Daten manipulationssicher, unveränderbar und jederzeit lesbar gespeichert werden. Ggf. ist hierfür die Hilfe eines IT-Dienstleisters in Anspruch zu nehmen. 

Beachten Sie: Dies gilt auch bei einem Wechsel des Kassensystems. Auch hier sind die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Kassendaten des Altsystems zu sichern.

Übergangsregelung für nicht aufrüstbare „Altgeräte“

Für bauartbedingt nicht aufrüstbare Geräte hatte die Finanzverwaltung in der sog. Kassenrichtlinie eine Übergangsregelung geschaffen. Steuerpflichtige durften diese Kassen weiter nutzen, wenn daneben die folgenden Unterlagen aufbewahrt werden:

 

  • alle zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen, insbesondere:
    • Bedienungsanleitung
    • Programmieranleitung
    • alle Programmabrufe nach jeder Änderung (Stammdatenänderungen, u. a. Artikelpreise)
    • Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner-, Trainingsspeichern u. ä.
    • alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z.B. Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von Proforma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten)
  • alle mit Hilfe der Kasse erstellten Rechnungen
  • alle Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sog. "Z-Nummer" zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte) inklusive:
    • Name des Geschäfts
    • Datum
    • Stornobuchungen (z.B. sog. Managerstornos, Retouren u. ä.)
    • Entnahmen
    • Zahlungswege (bar, Scheck und Kredit)
  • alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der Registrierkasse (z.B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte) im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon

Beachten Sie: Fehlen die Programmierungsunterlagen bzw. Protokolle nachträglicher Programmänderungen, stellt dies einen formellen Mangel der Buchführung dar. Die Finanzverwaltung kann in diesen Fällen die Kassenaufzeichnungen ggf. verwerfen und von ihrer Schätzungsbefugnis Gebrauch machen.

 

Übergangsregelung läuft zum 01.01.2017 aus!

Steuerpflichtige dürfen Kassen, die technisch nicht durch Softwareanpassungen und Speichererweiterungen den Anforderungen entsprechend aufgerüstet werden konnten, nur noch bis zum 31.12.2016 einsetzen.

 

Mit Auslaufen der Übergangsfrist der Kassenrichtlinie kann mit derartigen Altgeräten kein Nachweis einer ordnungsgemäßen Kassenführung erbracht werden. In einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt somit die Kassenbuchführung wegen der nicht ordnungsgemäß aufgezeichneten Geschäftsvorfälle verwerfen und eine Zuschätzung vornehmen.

 

Damit Steuerpflichtige sich nicht der Gefahr von Hinzuschätzungen aussetzen, sind sie gut beraten, ihre Altgeräte soweit möglich schnellstens mit einem Update entsprechend der Anforderungen zum 01.01.2017 aufzurüsten. Geräte, die nicht aufrüstbar sind, sollten ab dem 01.01.2017 nicht mehr genutzt werden. Eine rechtzeitige Neuanschaffung ist dringend geboten.

Eingestellt am: 15.12.2016